01Varför en policy
Utan policy blir varje ansökan en diskussion på styrelsemötet, och två medlemmar med samma skäl kan få olika svar beroende på vem som satt i styrelsen den kvällen. Med en policy vet medlemmen vad som gäller innan hen ansöker, styrelsen prövar på samma sätt varje gång, och nästa styrelse ärver en rutin i stället för en hög med mejl.
En policy är styrelsens arbetsordning, inte en ny regel för medlemmarna. Det som styr vad medlemmen får och inte får är bostadsrättslagen och stadgarna. Policyn beskriver hur styrelsen tillämpar dem.
02Nio punkter policyn ska innehålla
- Hur man ansöker. Skriftligt, på föreningens blankett eller i föreningens verktyg. Vilka uppgifter som ska med och vart ansökan skickas.
- Vilka skäl som godtas och vilket underlag som krävs. Arbete eller studier på annan ort, utlandsvistelse, provsamboende, sjukdom, försäljning, närstående. Ett intyg per skäl, inte mer.
- Handläggningstid. Till exempel att styrelsen svarar skriftligt inom tre veckor, och att ofullständiga ansökningar kompletteras i stället för att avslås.
- Tillståndets längd. Ett år i taget, förnybart efter ny ansökan. Att förlängning prövas mot skälet, och att tidigare uthyrning vägs in bara vid betydande omfattning.
- Villkor som följer med varje tillstånd. Anmälan vid byte av hyresgäst, aktuella kontaktuppgifter till hyresgästen, att bostadsrättshavaren ansvarar för lägenheten och för att hyresgästen följer föreningens regler.
- Avgiften. Att föreningen tar ut avgift enligt stadgarna, hur mycket, per månad, och hur den faktureras.
- Inneboende. Att inneboende inte kräver tillstånd så länge medlemmen själv bor i lägenheten som permanentbostad, och att uthyrning när medlemmen inte bor där räknas som andrahand.
- Uthyrning utan tillstånd. Att styrelsen skickar rättelseanmaning, vad medlemmen då kan göra, och vad som händer annars.
- Dokumentation. Var ansökningar, beslut och avtal sparas, och vem i styrelsen som ansvarar för registret över pågående uthyrningar.
03Mall
Kopiera, fyll i det som står inom hakparenteser och anpassa till stadgarna. Punkter som saknar stöd i stadgarna, framför allt avgiften, stryks tills stämman beslutat.
| Avsnitt | Text |
|---|---|
| Syfte | Den här policyn beskriver hur styrelsen i [föreningens namn] handlägger ansökningar om andrahandsupplåtelse enligt 7 kap. 10 och 11 §§ bostadsrättslagen och föreningens stadgar. Varje ansökan prövas individuellt. |
| Ansökan | Ansökan görs skriftligt på föreningens blankett och skickas till [adress eller verktyg]. Ansökan ska innehålla skäl, önskad period, uppgifter om hyresgästen och underlag som styrker skälet. |
| Skäl | Styrelsen godtar de skäl som följer av lag och praxis, bland annat arbete eller studier på annan ort, vistelse utomlands, provsamboende, sjukdom, försäljning av lägenheten och upplåtelse till närstående. Underlag begärs för att styrka skälet, inte utöver det. |
| Handläggning | Styrelsen lämnar skriftligt beslut inom [tre] veckor från komplett ansökan. Ofullständiga ansökningar kompletteras. |
| Tillståndstid | Tillstånd ges för högst tolv månader i taget. Förlängning prövas efter ny ansökan. Tidigare upplåtelser vägs in endast om de varit av betydande omfattning. |
| Villkor | Tillstånd förenas med villkor om anmälan vid byte av hyresgäst, aktuella kontaktuppgifter till hyresgästen och att bostadsrättshavaren ansvarar för lägenheten och för hyresgästens iakttagande av föreningens regler. |
| Avgift | Föreningen tar ut avgift för andrahandsupplåtelse enligt [x §] i stadgarna med [belopp] per månad, högst tio procent av prisbasbeloppet per år. Avgiften faktureras med årsavgiften. |
| Inneboende | Att ha inneboende kräver inte tillstånd när bostadsrättshavaren själv använder lägenheten som permanentbostad. Används lägenheten inte som permanentbostad räknas upplåtelsen som andrahandsupplåtelse. |
| Utan tillstånd | Upplåtelse utan tillstånd föranleder skriftlig rättelseanmaning. Sker inte rättelse kan nyttjanderätten förverkas enligt 7 kap. 18 § bostadsrättslagen. |
| Avslag | Avslag motiveras skriftligt med grund kopplad till ärendet och innehåller upplysning om att bostadsrättshavaren kan ansöka om tillstånd hos hyresnämnden. |
| Dokumentation | Ansökningar, beslut, villkor och avtal sparas i [system eller plats]. [Roll] ansvarar för registret över pågående upplåtelser. |
| Beslutad | Av styrelsen den [datum]. Ses över årligen. |
04Vad en policy inte får göra
- Säga nej i förväg. "Föreningen tillåter inte andrahandsuthyrning" är ingen policy, det är ett avslag utan prövning, och det håller inte i hyresnämnden.
- Hitta på nya krav. Karenstid innan man får hyra ut, krav på att styrelsen godkänner hyran, eller att hyresgästen måste träffa styrelsen finns inte i lagen och kan inte krävas.
- Ta ut mer än lagen tillåter. Avgiften har ett tak, och det finns ingen "administrativ avgift" utöver den.