01Året
| Månad | Vad styrelsen gör | Varför |
|---|---|---|
| Januari | Uppdatera avgiften till årets prisbasbelopp i faktureringen, 493 kr per månad för 2026. Kontrollera att alla pågående uthyrningar faktureras. | Nytt prisbasbelopp gäller från 1 januari |
| Februari | Stäm av registret över uthyrningar mot årsredovisningens intäktsrad. | Årsredovisningen ska visa rätt avgiftsintäkt |
| Mars | Skriv förslag till stämman om stadgarna saknar avgiftsklausul, eller innehåller regler som strider mot lagen sedan 1 juli 2026. | Stadgeändringar kräver stämmobeslut |
| April till maj | Stämman. Besluta om stadgeändringen, informera om policyn. | Två stämmor krävs om inte alla är ense |
| Juni | Gå igenom tillstånd som löper ut under sommaren. Påminn medlemmar om att söka förlängning. Informera om vad som gäller vid uthyrning under semestern. | Sommaren är högsäsong för korttidsuthyrning |
| Augusti | Uppdatera policy och blankett. Bestäm vem som handlägger under hösten. | Höstens ansökningar är flest |
| September | Höstens ansökningsvåg. Tre veckors handläggning. Stäm av folkbokföring och register: vem bor i huset? | Flest flyttar i augusti och september |
| Oktober | Fakturera avgiften för nya tillstånd. Följ upp villkoren: kontaktuppgifter och anmälda byten. | Villkor som ingen följer upp finns inte |
| November | Budget: antal pågående uthyrningar gånger nästa års belopp, som egen rad. | Raden är ofta noll av misstag |
| December | Gå igenom tillstånd som löper ut vid årsskiftet. Arkivera avslutade ärenden där nästa styrelse hittar dem. | Överlämning till ny styrelse efter stämman |
02Två frister som gäller hela året
- Svar på ansökan inom två till fyra veckor. Lagen sätter ingen frist, men en medlem som inte får svar kan gå direkt till hyresnämnden, och styrelsen har då inget beslut att visa. Skriv tre veckor i policyn och håll det.
- Rättelseanmaning inom två månader från kännedom. Får styrelsen veta att en lägenhet hyrs ut utan tillstånd räknas fristen från den dagen. Väntar styrelsen till nästa möte, och nästa, är rätten att säga upp förlorad.
03Registret som gör årshjulet möjligt
Allt ovan bygger på ett register över pågående och avslutade uthyrningar: lägenhet, medlem, hyresgäst, skäl, period, villkor, avgift, beslut. Utan det vet styrelsen inte vad som ska faktureras i januari, vad som löper ut i juni eller hur sammanlagd historik ser ut när en medlem ansöker igen. Registret är också det som visar vilka lägenheter som är uthyrda utan att någon ansökt.
Ett kalkylark fungerar tills styrelsen byts. Ett verktyg där ansökan, beslut, avtal och avgift ligger i samma ärende fungerar även efter det.